На ярмарке вы можете предложить любые товары гостям фестиваля.
1. Место и мебель
1.1 Под ярмарку отводятся 2 зоны.
1.1.1. Торговая зона первого этажа в центральном фойе рядом со входом для гостей и зрителей фестиваля, что обеспечивает гарантированный высокий трафик посетителей (количество мест ограничено).
1.1.2. Торговая зона второго этажа. Выход из концертного зала в верхней части зала.
1.1.3. Организаторами вводится ограничение на магазины со стандартными товарами, то есть мы начинаем ограничивать количество магазинов с одинаковыми товарами на фестивале. Под данную категорию не подпадают магазины с ассортиментом «HAND MADE».
1.2 Место каждой точки внутри ярмарочной зоны определяется организаторами, но с учетом предварительной договоренности или уточнения от участника в заявке. После утверждения места расположения участникам крайне не рекомендуется самостоятельно менять их место.
Места так же распределяются согласно приоритетной системе по количеству столов на 1 магазин. Если вы арендовали 1 стол, вас могут передвинуть с вашего места (предупредив заранее), если в данном месте организаторам будет удобнее расположить магазин с 2 и более арендованными столами.
1.3 Участники должны соблюдать правила пребывания в ярмарочной зоне, определенные организаторами (это касается расклейки плакатов, включения музыки и т. д.).
1.4 Мебель (торговое место) в аренду представлена столами размером 180 на 80 см. К каждому арендованному столу предоставляется 2 стула.
1.5 Участник может подать в заявку свой стол не более 180 на 80 см. (стулья в этом случае предоставляются по факту)
1.6 Ярмарка работает с 10:00 до 19:30.
2. Заявка
2.1 Подать заявку на участие в ярмарке может любой желающий.
2.2 Заявка подается через сайт cosplay2.ru
2.3 Заявку и все согласования необходимо закончить до окончания срока, указанного организаторами.
**В случае, если лимит мебели по заявкам будет выбран раньше контрольных сроков, приём заявок будет прекращён.
2.4 В случае принятия заявки и всех согласований, а так же оплаты, за 3 дня до начала фестиваля участники должны подтвердить своё присутствие, вне зависимости от их подтверждений ранее.
2.5 При подаче заявки указывайте, в какой зоне будет располагаться ваш стол (1 или 2 этаж).
2.6 При подаче заявки внимательно заполняйте все поля и предоставляйте всю информацию требуемую организаторами, в противном случае организаторы не несут ответственности за
отсутствие рекламного объявления о вас на ресурсах фестиваля и предупреждают о возможных сложностях при проходе на фестиваль.
3. Стоимость и способы оплаты
3.1 Участники оплачивают аренду стола заранее, перечисляя средства на карту организаторов, прилагая фото чека о отправке средств и сообщая о оплате путем комментария на cosplay2.ru в заявке. Оплата должна быть совершена не позднее чем за неделю до фестиваля.
3.2 Стоимость аренды:
3.2.1. Тип 1 (стол 180*80 см): 3000 рублей за 1 стол (зона второго этажа), 4500 рублей (зона первого этажа).
Тип 2: 1 (свой стол не более 180*80 см): 2500 рублей за 1 стол (зона второго этажа), 4000 рублей (зона первого этажа).
3.2.3. В случае отказа от участия в ярмарке позднее чем за 6 дней до начала фестиваля участнику ярмарки оплатившему взнос возвращается 70% от переведенных средств, позднее чем за 4 дня возвращается 50% оплаченного взноса. Не предупредившему о не явке участнику за день и в день мероприятия взнос не возвращается.
3.3 Лимит столов на одну точку не более 4х.
4. Проход на фестиваль
4.1 На каждое арендуемое место на ярмарке (совокупность столов от одного магазина) организаторы предоставляют бесплатный проход: 2 человека за столом.
4.2 Участники/работники ярмарки, идущие на фестиваль бесплатно, должны заранее (не позднее, чем за 7 дней до начала фестиваля) предоставить организаторам свои ФИО для внесения в списки (если не сделали этого при подаче заявки, либо если нужно их уточнить). Они считаются работниками фестиваля и могут появляться в помещении фестиваля начиная со времени, разрешенного для работников.
4.3 В том случае, если участникам ярмарки необходим дополнительный персонал, организаторы могут предоставить дополнительный 1 билет — по цене и правилам, общим для всех участников (не гостей) фестиваля. Дальнейшее увеличение – цена гостевого взноса.
4.4 Работники ярмарки могут пройти на фестиваль через регистрацию, подтверждая свою личность документом). Вход работников на фестиваль возможен не ранее, чем с 8:30 утра в день
фестиваля.
5. Прочие правила
5.1 При завершении работы нужно «сдать» своё место организатору ярмарки/волонтеру в зоне ярмарки.
5.2 На наших мероприятиях запрещается продавать товары с символикой фестивалей «АзияБриз», «ГотикФест» и аниме-клуба «Hakuryu» где-либо, кроме как на столике с фестивальной
продукцией.
5.3 Запрещается какая-либо форма саморекламы, кроме той, которая согласована с организаторами заранее.
5.4 Запрещается устанавливать полки, вешалки и стенды. Все дополнительные конструкции (с 1 метра начиная) согласовываются с организаторами отдельно и будут стоить дополнительной арендной платы либо возмещены бартером со стороны арендатора.
5.5 На стекла клеить ничего нельзя. На колонны расклеивать что-либо тоже не рекомендуется, в крайнем случае их нужно будет каким-либо образом оградить от скотча и прочих клеящих
поверхностей (обернуть пленкой или обвязать веревкой).
В любом случае, если вам необходимо что-то расклеивать-развешивать — вы обязаны предупредить организаторов!
6. Ответственность
6.1 Все участники ярмарки должны соблюдать данные Правила.
6.2 Все спорные моменты стоит разрешать с участием организаторов, ответственных за ярмарку с привлечением по необходимости главных организаторов фестиваля.
6.3 В случае нарушения Правил, организаторы оставляют за собой право досрочно разорвать договоренности с участниками ярмарки с выплатой последними 100% аренды ярмарочного места.
Узнать сроки приема и подать заявку на участие
Предупреждаем — чем позже вы подаете заявку, тем больше у неё шансов быть не принятой.